Kuludokumendid ja nende hüvitamise kord

Kui Sa oled teinud ESÜ raames kulutusi, mis on eelnevalt ESÜ finantsjuhiga kooskõlastatud ja lubatud hüvitada, siis kontrolli, et tšekid oleksid õigesti täidetud.

Kassatšekk, mille poest saad on enamasti juba täidetud nende firma andmetega (Nimi, aadress, reg.nr ja KMKR nr.) ning seal on kirjas ka tšeki/arve/kviitungi number. Enamasti on kirjas ka kauba nimetus, kogus, tüki hind, kogusumma, käibemaks, lõplik summa, kuupäev. 

Kuigi tegelikult poest ostsid kauba Sina, aga ostsid selle ESÜle, siis kirjuta juurde kassatšeki ülaosasse täpsed ostja andmed: „MTÜ Eesti Skautide Ühing, Juurdeveo 22A-2, Tallinn 11313“.

NB! Kassatšekk tuleb ESÜle esitada füüsilisel kujul. E-posti teel saatmisel sobib ainult
skaneeritud kassatšekk pdf-vormis, kuhu on juba peale kirjutatud ESÜ andmed (jpg-vorming
ei sobi).
See on vajalik senikaua, kuni ESÜ on saanud tšekkide digitaliseerimiseks võimekuse otse
raamatupidamisse.

Lae alla: Majanduskulude aruande blank (PDF) või Majanduskulude aruannne blank (Excel)

Näidis

Oluline teada

Kui oled kulutused teinud, siis toimeta majanduskulude aruanne koos tšekkidega hiljemalt 30 päeva jooksul ESÜ kontorisse. Kui oled ostnud mingi kauba arvega, siis peab olema arve kirjutatud MTÜ Eesti Skautide Ühing nimele koos aadressiga Juurdveo 22A-2, Tallinn 11313 ja saada see kindlasti ESÜle enne maksetähtaja saabumist (vähemalt 3 päeva enne, et ESÜ jõuaks ülekande õigeks ajaks ära teha).

Ära kindlasti osta asju nii, et ühele tšekile tulevad Sinu ja ESÜ tarbeks asjad läbisegi. Kaubatšekki ei ole võimalik „poolitada“, et mingi osa maksab ESÜ ja ülejäänud tasud ise.

Majanduskulude aruanne

Aruannet on võimalik täita nii käsitsi kui ka otse arvutis. Kui kuludokumente ei ole nii palju kui tabelis ridasid, siis tuleb tühjad read läbi kriipsutada. Kõige parem viis selleks on kasutada Z meetodit (vt aruande näidist ).

  1. Üles, blanketi pealkirja taha tuleb panna aruande esitamise kuupäev (kuupäev, millal inimene annab aruande koos tšekkidega ESÜ esindajale isiklikult kätte või paneb aruande posti).
  2. Nimi: aruande ja kuludokumentide esitaja nimi. Alaealise puhul esitab aruande tema seaduslik esindaja.
  3. Tabel:
    * Kuupäev – arve/tšeki väljastamise kuupäev. Selle leiab arve/tšeki pealt.
    * Dokumendi väljastaja andmed, arve nr – arve/tšeki väljastanud firma või asutuse ametlik nimetus + arve nr. Leiad arvelt/tsekilt.
    * Selgitus – ürituse/projekti nimetus + kulu eesmärk. Kui antud kulu sai tehtud näiteks ERNA matka raames, siis on ürituse/projekti nimeks “ERNA matk”.
        – Kui kulu eesmärk oli toit, siis tuleb ära märkida, kui paljud inimesed seda sõid. Samuti tuleb teha vahet, kui sööjaks oli juhatuse liige/kontori töötaja. Näiteks: toit 5 (2) – 5 on kõigi sööjate arv, kellest 2 on juhatuse liikmete/töötajate arv.
        – Kui kulu eesmärgiks oli kütus, siis tuleb märkida marsruut ja kilomeetrites läbitud vahemaa. Näiteks “Tallinn-Tartu, 180 km” (vt näidist).
        – Kui oli tegemist bussipiletiga, siis tuleb kirjutada transport (vt näidist).
        – Teiste kulu eesmärkide puhul tuleb samuti kirjutada kulu põhjus (vt näidist).
        – Kui on tegemist üldkuluga (ei ole tegemist projektiga), siis tuleb märkida lihtsalt kulu eesmärk ilma projekti nimeta. Nt: Kontor/Majandamiskulu jne. Summa – iga konkreetse tšeki/arve/muu dokumendi summa, mida küsitakse ESÜlt kompenseerimiseks (ei pruugi olla 100% dokumendi summat, kuid ei tohi dokumendi summat ületada).
    * Summa – iga konkreetse tšeki/arve/muu dokumendi summa, mida küsitakse ESÜlt kompenseerimiseks (ei pruugi olla 100% dokumendi summat, kuid ei tohi dokumendi summat ületada).
    * Kulu objekt – jääb tühjaks. Selle täidab hiljem ESÜ finantsjuht.
  4. Allpool tabelit täidab aruande esitaja nn kompensatsiooni avalduse, kus näitab millist summat ta soovib saada ning mis kontole (kui konto omanik on teine isik, siis tuleb panna ka selle isiku nimi).
  5. Aruande esitaja paneb aruande alla oma allkirja.
  6. Aruandega tuleb kaasa panna ka kõik kuludokumendid.
  7. Enne aruande esitamist/ärasaatmist kontrolli kindlasti üle, et esitatud info oleks õige. Valesti esitatud aruande põhjal ei ole võimalik kulusid kompenseerida.

  NB! Kogu vajalik info on ära toodud aruandes ja ainuke informatsioon, mis tuleb tšekkidele kirjutada on ESÜ andmed: „MTÜ Eesti Skautide Ühing, Juurdeveo 22A-2, Tallinn“

KORDUMA KIPPUVAD KÜSIMUSED

Kui kiiresti mulle ülekanne tehakse?

ESÜ teeb ülekande kohe esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui kuu aja jooksul alates kuludokumentide ESÜle esitamist. Kui soovid, et teeksime ülekande sulle varem, anna sellest palun teada finants@skaut.ee.

Kas sularahas ka saab?

Vajadusel on võimalik kuludokumendid hüvitada ka sularahas. Selleks on ikkagi vajalik esitada majanduskulude aruanne koos kuludokumentidega ESÜle ja märkida juurde, et soovid kulude hüvitamist sularahas. Peale finantsjuhi poolset aruande kinnitust võtab sinuga ühendust ESÜ kontor ja annab teada, kuidas saad kätte hüvitise sularahas. Kindluse mõttes kontrolli üle, kas ESÜl on olemas sinuga ühenduse võtmiseks kehtivad kontaktandmed.

Unustasin ESÜle tuua kuludokumendi 30 päeva jooksul, kas nüüd saan ikka raha tagasi?

Helista kohe ESÜ kontorisse, kuid ole ka valmis ka selleks, et ESÜ kuludokumenti ei hüvita. Kindluse mõttes katsu alati kõik dokumendid enne 30 päeva möödumist ESÜle toimetada.