Kuludokumendid ja nende hüvitamise kord

ESÜ raames tehtavad kulutused peavad olema kooskõlastatud ESÜ finantsjuhiga.
Üritusega seotud kuluaruanded tuleb edastada ürituse korraldaja või suurema laagri puhul finantside eest vastutava isiku kaudu. Vastutav isik peab olema kas otseseks saatjaks või vähemalt CC real, et tagada aruande korrektsus ja läbipaistvus. 
Kassatšekk või arve tuleb ESÜle esitada skaneerituna (PDF fail) või selgelt loetava pildina (JPG fail) lisatuna kuluaruande digiallkirjastamise kausta ja saates selle e-posti teel aadressile finants@skaut.ee.

Lae alla: Majanduskulude aruande blank (PDF) või Majanduskulude aruannne blank (Excel)

Näidis

Kui oled kulutused teinud, siis täida ja saada majanduskulude aruanne koos tšekkidega hiljemalt 30 päeva jooksul ESÜ finantsjuhile – finants@skaut.ee. Kui oled ostnud mingi kauba arvega, siis peab olema arve tehtud Eesti Skautide Ühingu nimele koos aadressiga Juurdveo 22A-2, Tallinn 11313 ja saada see kindlasti ESÜle enne maksetähtaja saabumist (vähemalt 3 päeva enne, et ESÜ jõuaks ülekande õigeks ajaks ära teha).

Ära kindlasti osta asju nii, et ühele tšekile tulevad Sinu ja ESÜ tarbeks asjad läbisegi. Kaubatšekki ei ole võimalik „poolitada“, et mingi osa maksab ESÜ ja ülejäänud tasud ise.


Majanduskulude aruanne

Kuluaruande palume täita elektroonselt ja edastada e-maili teel.

  1. Üles – blanketi pealkirja taha – tuleb panna aruande esitamise kuupäev.
  2. Nimi – aruande ja kuludokumentide esitaja nimi. Alaealise puhul esitab aruande tema seaduslik esindaja.
  3. Tabel:
    * Kuupäev – arve/tšeki väljastamise kuupäev. Selle leiab arve/tšeki pealt.
    * Dokumendi väljastaja andmed – arve/tšeki nr, arve/tšeki väljastanud firma või asutuse ametlik nimetus + arve nr. Leiad arvelt/tsekilt.
    * Selgitus – ürituse/projekti nimetus + kulu eesmärk. Kui antud kulu sai tehtud näiteks ERNA Matka raames, siis on ürituse/projekti nimeks “ERNA Matk”.
        – Kui kuluartikliks oli kütus, siis tuleb kulu sisu lahtrisse lisaks märksõnale “kütus” märkida ka marsruut ja kilomeetrites läbitud vahemaa. Näiteks “Tallinn-Tartu, 180 km” (vt näidist).
        – Kui oli tegemist bussipiletiga, siis tuleb kirjutada “transport” (vt näidist).
        – Teiste kuluartiklite puhul tuleb samuti kirjutada kulu põhjus (vt näidist).
        – Kui on tegemist üldkuluga (ei ole tegemist kindla üritusega), siis tuleb märkida lihtsalt kulu eesmärk ilma projekti nimeta, nt “kontor/majandamiskulu” vms. Summa – iga konkreetse tšeki/arve/muu dokumendi summa, mida küsitakse ESÜlt kompenseerimiseks (ei pruugi olla 100% dokumendi summat, kuid ei tohi dokumendi summat ületada).
    * Summa – iga konkreetse tšeki/arve/muu dokumendi summa, mida küsitakse ESÜlt kompenseerimiseks (ei pruugi olla 100% dokumendi summat, kuid ei tohi dokumendi summat ületada).
    * Kulu objekt – jääb tühjaks. Selle täidab hiljem ESÜ finantsjuht.
  4. Allpool tabelit täidab aruande esitaja nn kompensatsiooni avalduse, kus näitab millist summat ta soovib saada ning mis kontole (kui konto omanik on teine isik, siis tuleb panna ka selle isiku nimi).
  5. Aruande esitaja allkirjastab aruande digitaalselt.
  6. Aruandega tuleb kaasa panna ka kõik aruandes deklareeritud tšekid.
  7. Enne aruande esitamist/ärasaatmist kontrolli kindlasti üle, et esitatud info oleks õige. Valesti esitatud aruande põhjal ei ole võimalik kulusid kompenseerida.

KKK:

Kui kiiresti mulle ülekanne tehakse?
ESÜ teeb ülekande kohe esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui kuu aja jooksul alates kuludokumentide ESÜle esitamist. Kui soovid, et teeksime ülekande sulle varem, anna sellest palun teada finants@skaut.ee.

Unustasin ESÜle tuua kuludokumendi 30 päeva jooksul, kas nüüd saan ikka raha tagasi?
Kirjuta oma murest ESÜ finantsjuhile finants@skaut.ee, kuid ole ka valmis ka selleks, et ESÜ kuludokumenti ei hüvita.